Друзья, я очень часто в процессе общения с владельцами малого и среднего бизнеса вижу, что там про управление рабочим временем персонала мало кто слышал. То есть люди как бы есть и как бы работают, только вот что они выполняют — зачастую вообще непонятно. Также очень часто задачи не выполняются или выполняются с большим опозданием. Сегодня поговорим про особенности управления рабочим временем подчиненных.
Управление рабочим временем работников: почему без этого нельзя?
Текущую проблему я вижу в том, что задачи ставятся размыто. Часто задача ставится больше, чем сотрудник способен выполнить или наоборот, придается лишняя сакральная сложность отдельным задачам. Но если их разбить на кусочки, они превратятся в нечто обыденное и понятное. Если игнорировать управление затратами рабочего времени, то персонал никогда не начнет выполнять свои обязанности, а вы не будете знать, чем они занимаются в конкретный промежуток времени.
Сотрудник, как правило, бодро «берет под козырек» и спешит выполнять порученные ему ответственные поручения. И так же бодро отчитывается об их невыполнении в конце срока…Если вообще такой срок есть.
В общем, тут проблема, как всегда, известна и ее выражает наиболее точно Александр Фридман: “Люди работают так, как ими управляют”. Для ее исправления я предлагаю своим коллегам очень простую технологию по управлению временем: планирование рабочего времени.
Система управления рабочим временем: как начать действовать?
Ряд рекомендаций в упрощенной форме:
- Вы определяете цели каждого сотрудника, опираясь на ключевую метрику его поста. Другими словами, это главный параметр, которым на регулярной основе вы оцениваете результат его работы. Например, для продавца это сумма продаж, для маркетолога — количество заявок из интернета, а для HR-a — количество открытых вакансий в компании.
- Затем вы просите сотрудника написать свой план конкретных действий, которые должны привести к положительной динамике его ключевой метрики.
- Здесь вы просите выделить для каждого действия/задачи конкретное время и найти для этого конкретный временной слот в недельном календаре. Я использую Гугл календарь, с его помощью удобно осуществлять управление рабочим временем сотрудников, но вы можете взять любой другой удобный для вас сервис.
- Проверяете, хватает ли времени на выполнение всех задач в перспективе недели. Если хватает, то смотрите, сколько времени осталось и решаете, куда его задействовать. Не хватает — решаете, что сделать с задачами, которые overtime, но их делать все же надо.
- Апробируете.
- Каждый день проводите короткую сверку: что было сделано вчера, что получилось/что нет, какая нужна помощь.
И все. В таком режиме вы будете всегда держать руку на пульсе вверенного вам подразделения и осуществлять рациональное управление временем подчиненных.
В контексте этой темы мы в Facebook в группе @secretbusinessfiles организуем бизнес-встречу, на которой участники поделятся своим личным опытом. Если тебе интересно поучаствовать в такой встрече, ты предприниматель или первое лицо компании, то присоединяйся к нашей группе и ты сможешь быть вместе с нами. Поговорим про управление временем сотрудников и не только.